Secrétaire d’école (cumulable avec l’offre 964-20242652)
Poste temporaire à temps partiel (17,5 hres/semaine)
École : École Notre-Dame des Monts
Entrée en poste : 15 août 2024
Date limite pour postuler : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
Numéro du concours : 963-20242652-2
nature du travail et responsabilités générales
La secrétaire devra travailler indépendamment à l’exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l’école. Elle devra :
- Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
- Faire les inscriptions d’élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
- Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;
- Entrer l’assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
- Créer et éditer des documents variés à l’aide d’un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
- Faire l’entretien de l’équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;
- Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
- Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d’horaires, de classes, d’élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
- Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
- Faire la gestion des fournitures d’école;
- Sous la supervision de la direction de l’école, administrer les médicaments aux élèves;
- Gérer la comptabilité de l’école à l’aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d’argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
- Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
- Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction de l’école.
Exigences du poste
- Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
- Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat;
- Avoir une bonne connaissance des routines et de l’équipement de bureau;
- Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
- Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;
- Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
- Avoir une personnalité accueillante et de l’entregent;
- Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
- Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
- Bien travailler en équipe;
- Respecter la confidentialité des dossiers de l’école;
- Être catholique et faire preuve de son engagement envers l’éducation catholique en adoptant, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’école, un style de vie et des comportements en harmonie avec les principes et l’enseignement catholiques;
- Être légalement admissible à travailler au Canada sans restriction concernant le travail auprès des enfants.
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