Secrétaire corporatif

Relevant de la direction générale, le secrétaire corporatif joue un rôle essentiel, tant auprès du conseil d’administration que de l’équipe administrative du FrancoSud.  Le secrétaire corporatif travaille en étroite collaboration avec le conseil d’administration pour l’appuyer dans l’exercice de ses fonctions et contribuer à assurer une gouvernance efficace. Il travaille aussi avec la direction générale, l’équipe de gestion, les directions d’école et d'autres parties prenantes, afin de veiller à ce que le conseil scolaire respecte les exigences des lois et règlements auxquels il est assujetti.

Nature du travail et responsabilités générales :

Pour le conseil d’administration, le secrétaire corporatif est responsable de:

• Gérer les réunions, les comités et les sessions de travail;
• Préparer les ordres du jour, gérer, organiser et distribuer des documents de réunion;
• Rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus précis;
• Assurer que des points saillants des réunions officielles soient rédigés, publiés et distribués;
• Fournir des conseils et de l’appui au conseil d’administration en ce qui concerne l’élaboration et la révision de politiques, règlements et du cadre de gouvernance, afin d’assurer leur conformité avec les meilleures pratiques ainsi que les exigences légales et réglementaires;
• Veiller au respect des exigences applicables en matière d'éthique et de divulgation, y compris la gestion des questions relatives aux conflits d'intérêts et le maintien de la confidentialité;
• Soutenir une bonne gouvernance; 
• Préparer et rédiger des rapports, présentations, correspondance et autres documents;
• Faciliter la participation du public aux réunions officielles;
• Appuyer l’orientation et la formation des nouveaux membres du conseil d’administration en veillant à ce qu’ils soient familiers avec leur rôle, leurs responsabilités et leurs obligations légales;
• Agir à titre de directeur du scrutin pour gérer et coordonner l’élection des conseillers scolaires, le cas échéant;
• Assurer un environnement éthique, qui respecte les règles de confidentialité.

Au niveau de l’administration du conseil scolaire, le secrétaire corporatif est responsable de:

• Rédiger et réviser des contrats, ententes et partenariats avec des organisations externes et veiller à ce qu’ils soient adéquatement rédigés et complets;
• Fournir de l’appui et de l’information à l’administration du conseil scolaire ainsi qu’aux écoles sur des questions d’aspect juridique, incluant l’interprétation de dispositions législatives, règlements, contrats, ententes et autres;
• Demander et interpréter des avis juridiques lorsque nécessaire;
• Assurer la création des directives administratives requises, en assurant leur conformité aux politiques du FrancoSud, ainsi que leur diffusion et mise à jour;   
• Assurer que tous les documents et formulaires officiels du FrancoSud sont à jour et respectent son image de marque;
• Assurer la protection et la gestion de l’accès aux informations personnelles détenues par le conseil scolaire, conformément à la Freedom of Information and Protection of Privacy Act, (FOIP) et à ses règlements; 
• Agir à titre de coordonnateur FOIP et répondre aux demandes d’accès à l’information;
• Mettre en place un système de gestion documentaire pour les documents et archives du conseil scolaire et en assurer la diffusion et le respect à tous les niveaux de l’organisation;
• Agir à titre d’officier désigné pour le traitement des dénonciations en vertu du Public Interest Disclosure Act (Whistleblower Protection) pour le FrancoSud;
• Participer à la production et la révision de présentations, rapports et autres documents, à la demande de la direction générale; 
• Respecter les normes les plus strictes en matière d'éthique, d'intégrité et de confidentialité dans le traitement des questions sensibles;
• Gérer les services administratifs et l’environnement physique du siège social.