Secrétaire d’école et accompagnateur

La secrétaire et accompagnateur devra travailler indépendamment à l’exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l’école. Elle devra :

• Agir à titre de personne-ressource principale et maintenir un réseau de collaboration et de partage à leur intention;
• Offrir des formations aux secrétaires, au besoin;
• Préparer, tenir à jour et assurer la disponibilité de guides d’utilisation, de ressources et de procédures en français;
• Répondre aux demandes d’information et d’appui des secrétaires;
• Renouveler les abonnements aux périodiques;
• Assurer la liaison entre le conseil scolaire et les diverses entreprises offrant les outils de travail qui sont sous sa responsabilité, de même qu’avec Alberta Education;
• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
• Faire les inscriptions d’élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
• Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;
• Entrer l’assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
• Créer et éditer des documents variés à l’aide d’un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
• Faire l’entretien de l’équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;
• Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
• Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d’horaires, de classes, d’élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
• Gérer des horaires, prend des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
• Faire la gestion des fournitures d’école;
• Sous la supervision de la direction de l’école, administrer les médicaments aux élèves;
• Gérer la comptabilité de l’école à l’aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d’argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
• Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
• Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction.