Secrétaire administrative bilingue – Bureau de la direction générale

Le Conseil scolaire FrancoSud dessert les communautés francophones du sud de l’Alberta au

sein d’un réseau d’écoles publiques et catholiques. La réussite des élèves, la collaboration et la

qualité des services sont au cœur de sa mission. La personne retenue appuiera directement la

Directrice générale pour optimiser l’efficacité du bureau de la direction générale. Relevant directement de la Directrice générale, la personne titulaire du poste assure un soutien

administratif stratégique, confidentiel et proactif au quotidien. Elle agit comme point de

convergence des communications et des suivis du bureau de la direction générale, en

collaboration étroite avec l’équipe de gestion et la secrétaire corporative.

1) Soutien exécutif à la Directrice générale

 Gérer l’agenda de la Directrice générale: priorisation, coordination de réunions, préparation

de dossiers, notes d’allocution et comptes rendus d’actions.

 Assurer la gestion de la boîte de courriels, la filtration des demandes et le suivi des

échéances, avec jugement et discrétion.

 Préparer, réviser et mettre en page correspondances, présentations, rapports et gabarits ;

assurer la qualité linguistique en français et en anglais.

2) Collaboration avec la secrétaire corporative

 Soutenir la circulation des documents de gouvernance et le respect des processus internes

(politiques, directives, approbations).

3) Relations internes et externes

 Planifier et coordonner des rencontres avec les directions d’école et les partenaires externes

(ministères, municipalités, organismes communautaires), et assurer les suivis.

 Organiser déplacements, réservations, événements et accueils VIP.

4) Gestion de l’information et amélioration continue

 Tenir à jour les systèmes de classement et de gestion documentaire (papier et numérique),

en conformité avec les exigences de confidentialité (FOIP).

 Mettre à jour modèles, procédures et outils de travail pour optimiser l’efficacité du bureau

de la Directrice générale.

 Effectuer, au besoin, une veille de dossiers et compiler de l’information pour appuyer la

prise de décision.

5) Appui général et tâches connexes

 Offrir, à l’occasion, un appui ponctuel à l’accueil et à la logistique interne lors de périodes de

pointe.

 Exécuter toute autre tâche connexe liée aux besoins du bureau de la Directrice générale.