Agent(e) au transport, Opération et maintenance

Les tâches de l’agent(e) au transport, opération et maintenance incluent, mais ne se limitent pas aux tâches suivantes :

• En collaboration avec la deuxième agente au transport, être responsable du téléphone d’urgence en dehors des heures de travail;
• Coordination journalière du service de transport aux élèves;
• Maintenir à jour l’information pertinente et nécessaire dans la gestion des routes d’autobus;
• Assurer la fonctionnalité du logiciel de transport et maintenir à jour la base de données et les cartes;
• Répondre aux appels et courriels des parents, fournisseurs, chauffeurs d’autobus et du personnel des écoles : filtrer les demandes complexes et référer les cas complexes au directeur. Répondre aux autres demandes en fournissant l’information requise et souvent dans de courts délais;
• De façon régulière, devoir traiter et régler des cas difficiles qui impliquent une écoute, une empathie et un bon sens d’analyse et de gestion de problèmes;
• Travailler en collaboration avec la deuxième agente au transport pour les demandes de subventions;
• Préparation de la rentrée scolaire : réinscriptions, envoi des trajets préliminaires, gestion des trajets, etc.;
• Assigner des arrêts existants aux nouveaux étudiants;
• Préparer les trousses pour chauffeurs & fournisseurs : nom des chauffeurs, calendriers scolaires, numéros d’urgence, affiches autobus, etc.;
• Assurer l’exactitude des informations au 30 septembre;
• Analyse et planification de nouvelles routes pour les nouvelles écoles, notamment la planification et l’éligibilité;
• Communiquer les changements d’horaires (routes), annulations d’autobus, etc., via School Messenger ou courriel;
• Céduler les pratiques d’évacuation d’autobus;
• Appuyer le département des opérations et de la maintenance avec les tâches administratives;
• Gérer le dossier des accès aux bâtiments – FOB;
• Être le premier point de contact pour les locations des écoles;
• Créer des documents de processus pour toutes les utilisations de l’école par le public;
• Aider à la création, à la rédaction et à la soumission de rapports, de mises à jour et des demandes pour le département des opérations et de la maintenance;
• Appuyer le département des opérations et de la maintenance avec les tâches de comptabilité, tel le codage des factures, le suivi des dépenses, rapprochement des dépenses mensuelles et autres projets assignés;
• En collaboration, suivre les dépenses CMR et IMR et préparer les informations pour la rédaction des rapports;
• Assister aux réunions sur les accords d’utilisation conjointe avec la ville - relayer les informations de la réunion aux parties prenantes.
• En cas de demande auprès des assurances collectives, compléter le tableau des items requis et le soumettre à la compagnie d’assurance;
• Effectuer toutes autres tâches telles que demandé par le superviseur.