SECRÉTAIRE D’ECOLE

SECRÉTAIRE D’ECOLE

Poste temporaire à temps partiel

École : École Terre des Jeunes
Entrée en poste : Dès que possible
Date limite pour postuler : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
Numéro du concours : 632-20220952-2

nature du travail et responsabilités générales

La secrétaire devra travailler indépendamment à l’exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l’école. Elle devra :

  • Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
  • Faire les inscriptions d’élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
  • Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;
  • Entrer l’assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
  • Créer et éditer des documents variés à l’aide d’un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
  • Faire l’entretien de l’équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;
  • Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
  • Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d’horaires, de classes, d’élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
  • Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
  • Faire la gestion des fournitures d’école;
  • Sous la supervision de la direction de l’école, administrer les médicaments aux élèves;
  • Gérer la comptabilité de l’école à l’aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d’argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
  • Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
  • Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction de l'école.

Exigences du poste

  • Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
  • Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat;
  • Avoir une bonne connaissance des routines et de l’équipement de bureau;
  • Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
  • Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;
  • Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
  • Avoir une personnalité accueillante et de l’entregent;
  • Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
  • Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
  • Bien travailler en équipe;
  • Respecter la confidentialité des dossiers de l’école;
  • Être légalement admissible à travailler au Canada sans restriction concernant le travail auprès des enfants.

Vous devez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitae en format PDF. 

Après la soumission de votre candidature, vous devriez recevoir un courriel de confirmation. Si vous ne recevez pas ce courriel, il est possible que le formulaire n’ait pas été correctement complété ou qu’une erreur se soit produite.

Si vous éprouvez des difficultés avec l’application, veuillez composer le 403.686.6998 pour signaler le problème.